Sự hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều yếu tố trong đó có hoạt động quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự. Bài viết dưới đây sẽ bật mí cho các bạn biết về hồ sơ nhân sự là gì? Những điều lưu ý khi lưu trữ hồ sơ nhân sự?
Hồ sơ nhân sự là gì?
Trước khi đi sâu vào các thông tin quan trọng liên quan đến hồ sơ nhân sự thì bạn nên biết những thông tin cơ bản, đặc biệt là hồ sơ nhân sự là gì.
Hồ sơ nhân sự (có tên gọi khác là HSNS) là nơi lưu trữ thông tin về nhân sự, chẳng hạn như thông tin về sơ yếu lý lịch, bảo hiểm, lịch sử làm việc, lương thưởng và những thông tin nghỉ phép của nhân sự.
Những thông tin này có vai trò quan trọng trong công tác quản lý nhân sự. Vì dựa vào đây mà các trưởng phòng nhân sự tính toán được lương, chấm công, sắp xếp nhân sự phù hợp với từng khâu, bộ phần làm việc của doanh nghiệp. Cho nên loại hồ sơ này ở các doanh nghiệp được bảo quản rất kỹ lưỡng.
Hồ sơ nhân sự gồm những gì?
Tùy vào từng đối tượng hồ sơ bao gồm những giấy tờ, thông tin như sau:
Bộ hồ sơ nhân sự với lao động trong thời gian thử việc, học việc gồm có những gì?
Một bộ hồ sơ thông thường cần những loại giấy tờ như sau:
- Đơn xin việc
- Sơ yếu lý lịch của người lao động
- Bản sao CMND/CCCD có công chứng của người lao động
- Bản sao có công chứng các loại bằng cấp khác của người lao động.
Nếu như người lao động là người nước ngoài thì ngoài những giấy tờ trên thì cần phải chuẩn bị thêm visa lưu trú còn hạn và cả giấy phép lao động tại Việt Nam.
Ngoài ra đối với người lao động từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi thì bên phía người sử dụng lao động cần đảm bảo rằng khi giao kết hợp đồng thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của người lao động từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi.
Hồ sơ nhân sự đối với lao động có độ tuổi chưa đủ 15 tuổi bao gồm những gì?
Nếu như doanh nghiệp có sử dụng lao động chưa đủ 15 tuổi thì trong hồ sơ nhân sự cần phải có những giấy tờ như sau:
- CMND/CCCD/Hộ chiếu photo có công chứng của người đại diện theo pháp luật của người lao động.
- Văn bản đồng ý của người đại diện theo pháp luật đứng ra giao kết hợp đồng cho người lao động chưa đủ 15 tuổi.
Bộ hồ sơ nhân sự với lao động chính thức gồm có những gì?
Khi đã trở thành nhân viên chính thức thì người lao động cần bổ sung thêm một số giấy tờ trong bộ hồ sơ thử việc đó. Hồ sơ bổ sung bao gồm:
- Hợp đồng lao động chính thức được doanh nghiệp biên soạn và có chữ ký đầy đủ của người lao động và người sử dụng lao động.
- Các khoản bảo hiểm doanh nghiệp sẽ đóng. Mức đóng sẽ được tính dựa trên lương hàng tháng của người lao động.
- Phụ lục hợp đồng (nếu có).
- Những quyết định nội bộ khi có các quyết định như thăng cấp, tăng lương cho người lao động.
- Đối với những giấy tờ phát sinh của người lao động thì phải có hai bản, đầy đủ chữ ký của các bên và được lưu trữ nội bộ doanh nghiệp.
Vai trò của nguồn nhân lực – Tầm quan trọng mà các danh nghiệp cần!
Đơn xin nghỉ phép công nhân
Hợp đồng lao động thời vụ cập nhật mới nhất 2021
Dịch vụ cung ứng lao động uy tín, chuyên nghiệp nhất miền Bắc
Vì đã là nhân viên chính thức cho nên doanh nghiệp cần phải cẩn thận và chính xác trong việc lưu trữ hồ sơ nhân sự.
Nguyên tắc khi lưu trữ hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự được các doanh nghiệp lưu trữ để dùng cho các đợt thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế, cơ quan chuyên ngành có thẩm quyền.
Vì vậy, mỗi bộ hồ sơ sẽ được doanh nghiệp trình lên thuế.
Trong suốt quá trình làm việc, hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ tại doanh nghiệp và gắn liền với quy trình hoạt động của công ty.
Các yếu tố trong bộ HSNS sẽ được doanh nghiệp lưu trữ gồm có quy chế lương, thưởng, nghỉ phép, loại lao động,… và một số yếu tố khác phụ thuộc vào từng doanh nghiệp.
Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự mới nhất
Lưu trữ hồ sơ nhân sự giữ vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Dưới đây là ba quy định quan trọng được pháp luật Việt Nam quy định mà bạn không thể không biết:
Hồ sơ nhân sự phải gắn liền hồ sơ lương để doanh nghiệp trình lên cơ quan thuế. Vì hồ sơ nhân sự được lưu trữ trong doanh nghiệp sẽ được trình ra khi có thanh tra thuế đến kiểm tra quyết toán thuế.
Trong quá trình làm việc của người lao động, loại hình hồ sơ này được lưu trữ ở doanh nghiệp và gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp.
Những bộ hồ sơ nhân sự được lưu trữ tại doanh nghiệp thường có những yếu tố như sau: Loại lao động, thưởng, phạt người lao động. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc điểm vận hành khác nhau cho nên hình thức lưu trữ hồ sơ nhân sự cũng sẽ có điểm khác biệt. Do đó, không thể thiếu trong một doanh nghiệp chính vì thế mà việc lưu trữ Hồ sơ nhân sự là việc vô cùng cần thiết.
1. Lưu trữ hồ sơ nhân sự
Như các doanh nghiệp của biết vai trò của hồ sơ nhân sự là những thủ tục không thể bỏ qua với mỗi doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ nhân sự là công đoạn không thể thiếu cho mỗi công ty.
- Xét về mặt pháp luật với công ty
– HSNS cần phải gắn liền với hồ sơ lương khi doanh nghiệp trình lên chi cục thuế nhà nước.
– HSNS gắn liền với quá trình lao động của người lao động đối với doanh nghiệp
- Xét về mặt quản trị nhân sự
– HSNS giúp cấp các cấp quản lý nắm bắt được tình trạng lao động thực hiện cho doanh nghiệp.
2. Các phần mềm hỗ trợ lưu trữ hồ sơ nhân sự
Đi cùng với xu thế công nghiệp hóa hiện đại hóa, xu hướng chuyển mình của cách mạng công nghệ 4.0 cũng lan rộng khắp thế giới, vì vậy mà ngày nay việc quản lý hồ sơ nhân sự không còn quá phức tạp và khó khăn nhờ có sự ra đời của nhiều phần mềm hữu ích giúp việc lưu trữ trở nên nhanh và hiệu quả hơn trước
* Tham khảo ngay một số phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự tốt nhất sự – AMIS HRM
– Phần mềm hữu hỗ trợ lưu trữ hồ sơ nhân sự ZOHO RECRUIT
– Phần mềm ORACLE TALENT MANAGEMENT
– Phần mềm lưu trữ hồ sơ nhân lực PEOPLE HR
